Czym jest proces i podejście procesowe? Wstęp do zarządzania procesami.

Jak skutecznie zarządzać procesami?

To pytanie zadaje sobie każdy z nas – nawet nie zdając sobie z tego sprawy. Ile razy myślimy, co ja robię źle, rozpatrując co należałoby poprawić, by ponownie nie popełnić tego samego błędu. Nasze życie jest jednym wielkim systemem składającym się z procesów, z których skutecznie wydzielamy funkcje. Przykład: ekosystem.

Czym jest proces?

Proces to odpowiednio następujące po sobie w czasie zmiany systemu i jego stanów poprzez zdarzenia połączone związkiem przyczynowo skutkowym. Każdy proces ma swój początek i koniec. W trakcie działania, na jego różnych etapach mogą pojawić się różne zdarzenia wpływające na zachowanie systemu – jak na przykład dane, czy informacje z innego procesu czy pod-procesu. Zmiany stanu systemu, który jest nośnikiem procesów wynikają ze zdarzeń w tym procesie i każdy kolejny stan wynika ze zdarzeń i oddziaływań na system. W trakcie działania systemu powstaje tzw. wartość dodana, która powoduje wzrost wartości przy towarzyszącym efekcie synergii.

Dokładne poznanie tego czego oczekuje się od ludzi, a następnie dopilnowanie by wykonali to w najlepszy i najtańszy sposób.

Czym jest podejście procesowe?

Podejście procesowe zostało wprowadzone m.in. w manufakturach, gdzie pomimo pracy manualnej wydzielono pewne czynności w których specjalizowały się określone jednostki. Przykładem może być podział procesu wytwarzania krzesła. Pierwszy pracownik docina odpowiednią długość nóżek, drugi je szlifuje, trzeci montuje, a czwarty lakieruje. Wykonywanie określonych czynności przez pewien czas sprawia, iż nabieramy wprawy i się specjalizujemy. Pozwala to na efektywniejsze wykorzystanie potencjału. Oczywiście należy pamiętać o istotnej kwestii, która może wpłynąć niekorzystnie na pracowników. Jest nią monotonia, kiedy to wykonując non stop daną czynność stajemy się mniej uważni i polegamy na doświadczeniu co powoduje spadek czujności. Ten element może okazać się kluczowy, jeśli analizować będziemy jakość naszych wyrobów.

"Zasady naukowego zarządzania" wydana przez Taylora w roku 1911. Zdaniem jednego z ojców zarządzania – należy dążyć do osiągnięcia maksymalnej wydajności pracownika, przy zachowaniu wysokiej jakości. Człowiek miał pracować jak maszyna.

Proces zarządzania (m.in. procesami)

cykl pdca Wydzielamy 4 funkcje zarządzania zgodnie z cyklem Deminga (William Edwards) zwane cyklem PDCAplan → do → check → act, czyli planujwykonuj → sprawdzaj → działaj(doskonal). Rozumiemy to jako cykl, który każe najpierw planować, następnie zrealizuj plan, sprawdź efekty działania i doskonal usprawniając. Cykl ma charakter ciągły, w trakcie którego doskonalimy efekt naszego działania. Cykl Deminga jest wykorzystywany w wielu (o ile nie we wszystkich) systemach zarządzania - m.in. ISO 27001 (system zarządzania bezpieczeństwem informacji). W odniesieniu do zarządzania warto nieco rozbić ten plan i dodać motywowanie jako element kontrolowania i doskonalenia.

Planowanie, jest to proces, w którym ustalamy kierunki naszych działań podejmując decyzje w oparciu o cele jakie chcemy osiągnąć, fakty i nasze oceny zebranych informacji, czasem przeczuć czy doświadczeń. W planowaniu warto zadbać o element organizacji działań, wydzielenia odpowiednich kom&oacutoacute;rek, mierzalnych metod raportowania, czy podziału zasobów do określonych celów etc.

Czym się różni motywacja od motywowania?

Motywacja to zestaw sił, które sprawiają, iż istota rozumna jest gotowa podjąć określone działania. Przemawiać za podjęciem czynności będą wzbudzone potrzeby psychiczne i fizjologiczne. Powoduje, iż ludzie zachowają się w określony sposób.

Motywowanie to proces polegający na wpływaniu przez przełożonych na zachowanie podwładnych tak, by realizowali oni cele firmy i byli do tego przekonani (a przynajmniej powinni). Ma on za zadanie w sposób świadomy i celowy wpływać na postępowanie innych.